チームや部門で行う業務の管理がうまくいかず、業務に支障をきたしてしまった経験はありませんか？担当チームでしっかりと業務フローを管理して業務を行っていくためには、会社全体で進捗や流れに対する共通認識を持つことが大切です。
ここでは業務に必要となるタスクを可視化して、業務フローの共有と改善に役立つスイムレーン図について、特徴やメリット、EdrawMaxを使った書き方を紹介します。スイムレーン図の特徴を掴んで、業務にうまく活用していきましょう。
Part 1： スイムレーン図とは？
上図：EdrawMaxで作成したスイムレン図の例
スイムレーン図とは、フローチャートの一種でプロセスの全体的な流れをマッピングしていくことができるビジュアルツールです。スイムレーンを活用すれば各部門の作業や業務を行うために必要な、目的やタスク、中間目標や最終目標などをプロセスごとに分類して同時表示できるようになります。
それらの情報をチーム全体で管理して把握し、改善して行けるようにすることが、スイムレーン図を活用する大きな目的です。つまり、業務開始から業務終了までの流れや関連する事柄を表にまとめ、業務を円滑に行うための情報を可視化するのがスイムレーン図の役割だと言えるでしょう。
Part 2：スイムレーンのメリットは
スイムレーンは部門ごとの作業担当者の行動を可視化することに役立ちます。どのような業務を行うのか可視化することができれば、部門ごとでどのような対策を取っていけばいいのか考える目安ともなります。また、複雑な業務でもプロセスを表にしてわかりやすくまとめていくことができるため、業務マニュアルとしても活用していけるでしょう。
さらに、部門ごとの改善点や業務の流れなども確認できるため、2チーム以上に分かれて行う場合でも、会社全体で共通認識を持つことにも役立ちます。会社全体で共通認識を持つことができれば、プロジェクトチームだけでなく各部門とのコミュニケーションが取りやすくなる点もメリットとして挙げられます。
Part 3： EdrawMaxを活用したスイムレーン図の書き方
EdrawMaxには、スイムレンのテンプレートが用意されています。また部門関係フローチャートを活用して、業務フローに必要となる部門やチームを分けたオリジナルのスイムレーン図作りも可能です。
ではEdrawMaxスイムレーン図の書き方を紹介しましょう。
ステップ１：新規作成
EdrawMaxを起動して、「新規作成」＞「フローチャート」＞「部門連係フローチャート」という順番を選びます。「空白の画面」をクリックして編集画面が出てきます。
ステップ２：スイムレンの編集
左側の「ライブラリー」からスイムレンの図形を編集画面にドラグします。EdrawMaxは図形の結合が自動認識することができるので、簡単に上図見たいな形に作られます。
また左側からフローチャートの基本図形を編集画面にドラグしてテキストを図形の中心に入力します。タスクの配置が終わったら、矢印でそれぞれを関連付けて、条件がある場合は「可」や「不可」などの適切なラベルを追加してください。
ステップ 3: 仕上げ
後はそれぞれを適当な図形に割り振って、共通する部分は同じ図形で統一して見やすく編集します。最後に、業務フローに抜けがないか確認して、問題がなければスイムレーン図の完成です。
正しいスイムレーン図を作るためには、担当者や部署、タスク作業の洗い出しをしっかりと行なって、全ての業務や作業をタスクに分類することが大切です。スイムレーン図を作る前にタスクの分類と時系列の並べ替えなどを行っておくと、作図がスムーズに進むでしょう。
【まとめ】
今回はチームや部門の連携が必要になる工程管理やプロジェクト作りに役立つ、スイムレーン図とメリットについて紹介しました。兼ね合いが必要になる業務こそ、スイムレーン図には正確な書き方が求められます。スイムレーン図以外にもビジネス利用に適した専用テンプレート及び作成パーツが備わっているEdrawMaxがあると、資料作りが必要な方にはメリットだらけであること間違いありません。
