業務フローを作る方法を紹介します。
業務フローとは
業務フローとは一言でいうと業務の流れになります。
毎日の業務の流れもありますし、1年間の業務の流れもあります。業務をどの期間で考えるかで業務フローの作成方法も変わってきます。
例えば何かの書類を作成するときの業務フローを作成するとなると、作成⇒編集⇒保管⇒共有という過程を全て目で見てわかるようにできれば、次からの業務のヒントになる可能性もあります。それだけ業務フローを作成することは重要で、今後の仕事の業務フローを簡単に作成できれば、次のステップに進むことができます。
業務フローを作成することで、無駄な業務をやっていないか、無駄な時間を費やしているのではないかなど、様々な位置から業務の改善を垣間見ることができるのです。
業務フローをパソコンで作る方法を紹介
業務フローを作るときに自分ひとりで作成するのは非常に勇気がいることです。
どうやって作ればいいのかさえ分からないという人も多いのではないでしょうか。今回業務フローのテンプレートを使った簡単な作成方法を紹介します。
エクセルで業務フローを作成する方法
エクセルを使った簡単な業務フローの作成方法です。すでにエクセルにパーツが用意されているので、そのパーツを組み合わせていくだけで出来上がります。
パーツの紹介
パーツが用意されているので、そのパーツを紹介します。
・「開始と終了」
業務の開始の時と終了の時に定義します。
・「行動と処理」
実際に作業したり行動したりするときに四角い図形に記述します。（このパーツを一番よく使います。）
・「判断」
何かを判断するときに使うパーツで、判断後に選択をするときに使われます。（何かの意思決定の時に利用します。）
・「書類」
企画書・稟議書・領収書・請求書・精算書などを作成するときに使うパーツです。（四角形の図形を使って、作業や行動する前の準備などで使います。）
・「システム」
書類と同じように何かを書いたりするのですが、オンラインのシステム上で何か入力したり書いたりするときに使います。（円筒の図形を使います。）
フローの使用例
実際に記事を作成してみましょう。
指定のキーワードで検索をして月の検索回数が500以上の時にそのキーワードの記事を書き始めて、500未満の時は別のキーワードで再度検索をするという簡単なフローを作成していきます。
- 記事案を考えてキーワードを作成する（行動と処理）
- キーワードで検索する（行動と処理）
- 検索したキーワードのボリュームは500以上か（判断）
- 500以上でなければ①に戻り、500以上だったら記事の作成作業を開始する
とこういった流れをフローに書いておくと、作業を開始するまでの判断などを間違えることもありません。
今回は簡単な作業でしたが、もっと複雑な作業でもフローを作成してから行動するようにすれば、誰でも同じように行動することができます。迷うこともありません。頭の中で考えている行動パターンをフローにして具体化することで行動をぶれなくできます。
まとめ
業務フローチャートを作成することで、行動にぶれが出ないようにすることができることが分かったのではないでしょうか。
業務フローチャートはエクセルでひな形が用意されているので、利用するときはテンプレートを使って図形をコピーして貼り付けていくだけで作成ができます。
エクセル操作ができれば、誰でも可能な業務フロー作成です。一度利用してみてはどうでしょうか。
