マインドマップで残業なし？仕事効率を変える時間管理術

仕事をしていると繁忙期や立て込む時間帯が発生します。なかなか優先順位がつけられずに残業となると、心や体にも疲れが残り大変です。

今回は時間管理が上手になるマインドマップの使い方をご紹介します。仕事効率についてお悩みの方は参考にしてみませんか？

☹仕事が忙しい、そしていつもの残業

任されているプロジェクト、いつものルーティンワーク、想定外の新規案件などなど、取り組む課題が多くて残業になってしまったという話は、よく耳にすることです。

ただ同じ仕事量を抱えている同僚が上がりだとしたら解決すべきことは他にあるかも知れません。まずは、以下の２つをチェックするべきでしょう。

☹体力と気力が続かない

私達はずっと同じことを続けることには向いていません。休憩を入れないと疲れるし、お腹がすくと気力も体力もダウンします。残業ばかりを続けていると仕事効率は悪いという認識が正しく、疲労によって体調を崩すリスクもはらんでいます。

残業して疲れがあり集中できない→仕事が終わらない→残業という、よくないスパイラルに陥って、残業につながっていないか確認が必要です。

☹仕事効率がよくない

仕事には優先順位の決め方がかなり重要です。短時間で終わるもの、時間を要するものが合った場合に、すぐ終わるものばかりをこなしてしまい、時間を要するものが複数ある状態で業務時間の終盤になってしまうという話もあります。

優先順を決めるときには、納期や仕事の質、要する時間を吟味した順番の付け方が必要です。仕事をずっとしているのに終わらない状況だとしたら、ここに問題があります。

どうやって解決したらいいの

仕事効率を変えていくには、抱えている仕事の量や、仕事に使える時間、締切までの猶予時間が可視化できる状態作りがおすすめです。

勉強方法や、情報整理術として実践しているマインドマップが時間管理術として有効な解決方法になります。

マインドマップは、マインドマップ単体で使うだけでもいいですが、タイムライン、ガントチャートなども併用する形が、かなりおすすめです。

マインドマップを利用した時間管理

まずは、いま抱えている仕事をマインドマップで見える化することから始めます。今回はEdrawMindのテンプレートを利用しました。

EdrawMindの公式サイトはこちらへ☞☞

まずは、何も考えずに書き出すという意識で十分です。ある程度、マインドマップに書き出してから、工期や締切までの日数、同じ系統の仕事の有無をチェックし記入していきます。

マインドマップに情報が集まれば、するべきこと、取組中、まだしなくてもいいものなどが分かるようになるでしょう。

ここまで仕上がっている状態になったら、優先順位を決めても大丈夫です。

★タイムラインやガントチャートで時間管理

マインドマップで大まかな優先順位が決まれば、今度は時間や日数を意識した時間管理が必要になります。取り向くべきことと、残り時間に関する情報がマインドマップやガントチャートで把握できていれば、一日のタイムラインに落とし込みも可能です。日数単位、時間単位２つの時間管理がうまくいけば仕事効率も自ずと向上します。